Le format PDF

 

Généralités sur le format PDF :

Un document PDF peut constitué de texte et/ou d’images, de champs de formulaires actifs, de liens cliquables sur le fichier lui-même ou vers internet. Longtemps statique ce format de document offre de plus en plus d’interactivité et de fonctionnalités collaboratives.
Le format PDF préserve les documents tels qu’ils ont été composés par leurs auteurs, en respectant la mise en page et la typographie originales, et ce, quels que soient les plateformes ou les systèmes d’exploitation sur lesquels le document est consulté.

En savoir plus sur le format PDF : article Wikipédia

Consulter des documents PDF (avec Adobe Reader… et les autres)

Concernant la lecture des documents au format PDF, on peut distinguer deux cas de figure lors de leur consultation :

PDF et navigateurs (Firefox)1. La consultation en ligne, avec l’ouverture du document PDF au sein de votre navigateur (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, etc.)

Dans le cas d’une consultation en ligne d’un document au format PDF, votre navigateur peut faire appel à un plugin (ou module complémentaire externe) pour prendre en charge ce format et vous l’afficher sans avoir à interrompre votre navigation. Il s’agit d’un module qui est ajouté automatiquement aux navigateurs à l’installation du logiciel Adobe Reader.

Les versions les plus récentes des navigateurs Mozilla Firefox et Google Chrome (pour ne citer qu’eux) embarquent désormais leur propre lecteur PDF.

Pour les utilisateurs du navigateur libre Mozilla Firefox, vous trouverez quelques précisions à ce sujet sur cette page d’aide de l’éditeur. Pour ceux qui naviguent avec Google Chrome, vous pouvez consulter cette page pour en savoir plus.

Sachez également qu’il est possible de désactiver ces lecteurs de PDF intégrés pour utiliser le plugin de votre choix. Parmi ceux-ci il y en a tout de même un qui est très populaire et présent sur la plupart des ordinateurs et tablettes (Windows, Mac, Linux et Androïd) : Adobe Reader

Installation et/ou mise à jour d’Adobe Reader

http://get.adobe.com/fr/reader

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Vous pouvez installer ou mettre à jour ce plugin (module complémentaire externe) en vous rendant sur le site officiel d’Adobe : http://get.adobe.com/fr/reader/ (Veillez à décocher la case McAfee Security Scan Plus Gratuit puisque ce n’est pas ce logiciel que vous êtes venu(e)(s) chercher). Une fois passé ce cap, la prochaine page vous propose d’enregistrer (ou d’exécuter) le fichier d’installation du plugin Adobe Reader… Laissez-vous guider par les indications figurant sur la page, elles seront adaptées selon que vous naviguez avec Internet Explorer (bouh, c’est mal ;)) ou Mozilla Firefox.

Rappelons (à toutes fins utiles) qu’il convient d’avoir à jour sa version d’Adobe Reader (version 11 à ce jour), qui est le lecteur de documents au format PDF le plus répandu. C’est parce qu’il est populaire que ses failles de sécurité sont exploitées. Les mises à jour apportent également des améliorations et des fonctionnalités supplémentaires.

 

2. La consultation d’un document présent sur (le disque dur de) votre machine.

Consulter un document PDF stocké sur son ordinateur permet d’avoir recours à d’autres lecteurs tantôt simplistes et légers, tantôt bourrés de fonctionnalités (pour ceux qui en ont besoin). Ci-dessous quelques infos utiles pour un usage (à peine) plus avancé du PDF avec Adobe Reader.

Lorsque les documents sont longs (plusieurs dizaines de pages), vous pouvez :

Interface Adobe Reader XI

Vignettes et recherche de texte.

  • Utiliser les boutons du petit volet de gauche pour accéder aux différentes pages en mode “Vignette”
  • Utiliser les options de recherche de texte (menu Édition puis Recherche, ou la combinaison de touches Ctrl+F) pour trouver rapidement des portions de texte concernant le sujet de votre recherche.

 

Interface Adobe Reader XI

Mode Plan et commentaires

  • Accéder au plan du document et naviguer dans les différentes parties (si le document n’a pas prévu de plan, le bouton n’apparaît pas.)
  • Utiliser les options de surlignage, de commentaires (annotations) disponibles depuis les toutes dernières version d’Adobe Reader. Vous pouvez ensuite enregistrer une copie de ce document surligné, annoté que vous pourrez adresser à vos collaborateurs.

Plus simple ? Plus rapide ?

Sumatra PDFSi vous ne vous sentez pas concernés pas ces dernières options d’Adobe Reader, il est possible de remplacer ce lecteur PDF par un autre, minimaliste, disposant de peu d’options mais extrêmement rapide à l’ouverture. Il s’agit de Sumatra PDF qui présente les avantages d’être gratuit (sans pub) et libre.

Retrouvez ce logiciel sur le site/blog officiel de l’auteur de ce logiciel. Très bonne alternative pour ceux qui trouvent Adobe Reader long à démarrer…On y retrouve également la recherche de texte et l’accès en mode plan (si le document ouvert le prévoit).

Ce logiciel peut-être installé sur votre machine, et existe également en version portable pour fonctionner sur une clé USB, pour les plus nomades d’entre vous.

De nombreux autres lecteurs PDF existent, y compris gratuits. Notez cependant qu’on peut trouver plusieurs déclinaisons de la gratuité. Certains de ces logiciels peuvent expirer dans le temps, proposer des fonctionnalités limitées ou imposer une publicité envahissante tant que vous n’achetez pas la version complète. D’autres ne seront pas sous le coup de limitations particulières, mais devront être utilisés à titre personnel. Enfin, des logiciel tout à fait gratuits, et au mieux libres existent et rendent de précieux services

Il y a encore beaucoup à dire sur la lecture des fichiers PDF. Cet article du site Clubic.com consacre un dossier à ces logiciels que vous pourrez télécharger, installer et essayer pour vous faire une idée.

 

Créer des documents au format PDF

Le moment est venu où vous avez besoin de créer un document au format PDF. Votre affiche, votre rapport, votre CV ne peut pas être consulté par les destinataires du document ? Ils n’ont probablement pas le logiciel avec lequel vous avez conçu votre document ! Et il n’est pas question pour eux de se lancer dans l’achat d’un logiciel, ou même de se lancer dans l’installation du programme, même gratuit, parce qu’ils n’ont pas le temps ou les compétences.

Ce format est aussi la garantie que votre document sera vu tel que vous l’avez conçu et ne sera pas (facilement) modifiable. Ce n’est pas un hasard que vos factures ou attestations numériques vous soient proposées dans ce format.

Le création de documents PDF passe nécessairement par l’utilisation d’un logiciel. Ceux-ci nombreux et on trouve des solutions payantes, gratuites, propriétaires ou libres.

Les outils pour la création de PDF

Le logiciel “historique” : Adobe Acrobat

Bien que nous ne nous y attarderons pas, il est un logiciel qui est dédié à toutes les manipulations possibles sur un PDF. Ce logiciel est édité par la société Adobe sous le nom Acrobat. Contrairement à Adobe Reader, qui lui est gratuit, Acrobat est un produit qui se destine surtout à une utilisation professionnelle. Pour un usage modéré, ou pour un particulier l’investissement (+/- 600€) dans un tel logiciel ne s’avère pas utile…mais ça c’est vous qui voyez ;-). Vous pouvez consulter l’éventail des fonctionnalités (et les tarifs) sur le site officiel Adobe Acrobat .

Des logiciels libres et gratuits

Les suites bureautiques libres et gratuites : Libre Office et Open Office

Libre office et Open Office sont deux suites bureautiques qui mettent à disposition une série d’outils dont :

  • un traitement de texte (Writer),
  • un tableur (Calc),
  • un logiciel de présentation (Impress),
  • un logiciel de dessin vectoriel et de PAO (Draw)
  • un module de création et de gestion des bases de données (Base).

Les 4 premiers de ces outils vous permettent de créer aisément et rapidement un ficher au format PDF à partir du document du courrier, du tableau ou de la présentation réalisés avec l’un de ces logiciels.

Bouton d'export au format PDF

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Un bouton prévu à cet effet est présent dans la barre d’outils de chaque logiciel…

Boîte de dialogue Exporter en PDF

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…et à passer par le menu Fichier et choisir Exporter au format PDF…, vous obtenez une boîte de dialogue depuis laquelle il est possible de configurer les options du document au format PDF (protéger par mot de passe, empêcher l’impression, sur quelle page s’ouvrira le PDF, etc)

 

 

 

L’imprimante virtuelle : PDF Creator

Beaucoup de logiciels ne proposent pas de fonction d’export des documents au format PDF. Il existe une parade gratuite et libre qui permet de transformer en PDF n’importe quel document depuis n’importe quel logiciel (dès lors qu’il s’agit d’un document qui se prête à l’impression). Cette solution se nomme PDFCreator et se présente comme une imprimante virtuelle, qui ne se ce charge pas d’imprimer sur papier mais de vous créer vos fichiers PDF.

Quel que soit le logiciel utilisé, si vous souhaitez obtenir un document au format PDF, il suffit de passer par l’option Imprimer. Sélectionner PDFCreator en guise d’imprimante et validez. Le logiciel PDFCreator vous propose de donner un nom à votre document avant de l’enregistrer à l’emplacement de votre choix.

Ci-dessous un tutoriel pour la prise en main de PDFCreator :

À noter que les versions de PDFCreator les plus récentes (à ce jour), vous installe PDF Architect si vous ne décochez pas la case pendant la procédure d’installation. Ce logiciel permet de ré-agencer, supprimer ou encore ajouter des pages à vos documents PDF. Son installation est donc facultative… à vous de voir selon l’utilité que vous en aurez.

 

Les services de conversion en ligne

Vous auriez besoin en urgence de convertir un document au format PDF… Pourtant l’ordinateur sur lequel vous vous trouvez ne dispose d’aucun des outils cités ci-dessus. Sachez que de nombreux services en ligne peuvent vous sortir d’un mauvais pas.

Le principe est (presque) toujours le même puisqu’une fois rendu(e)(s) sur le site il va falloir ”Parcourir” les dossiers de votre ordinateur pour indiquer quel est le fichier à convertir. Le fichier est alors uploadé (chargé/déposé) sur le site puis vous choisissez son format de sortie. Après une opération de conversion plus ou moins longue, le fichier au format voulu vous est proposé au téléchargement depuis le site lui-même ou en pièce-jointe dans un email qui vous sera envoyé à l’adresse que vous lui avez indiqué.
Ci dessous 2 services en ligne gratuits et en français. Le premier est tout dédié à la conversions au format PDF et aux documents bureautiques, le second est plus polyvalent et permet la conversion de nombreux autres formats, y compris audio, vidéo et image :

… À suivre
Il y a encore beaucoup à dire sur le format PDF, cet article sera prochainement étendu aux outils permettant de ré-ordonner, fusionner ou séparer les pages des documents au format PDF ou encore aux services en lignes permettant de sauvegarder des pages internet pour une consultation ultérieure ou archivage.

 Publié par le 08/10/2013 à 11:45

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